Ngôn ngữ

0987641616

hotline
VI

GIẢI PHÁP PHÒNG HỌP KHÔNG GIẤY E-CABINET

Ngày đăng: 04/01/2023

     Trong thời kỳ công nghệ thông tin đang được ưu tiên đẩy mạnh và phát triển. Chính phủ việt nam đang hướng tới những giải pháp mang tính sáng tạo, chuyên nghiệp giúp ích cho việc đẩy nhanh sự phát triển của đất nước.

Giải pháp phòng họp không giấy E-CABINET

 

 

Trong đó, Phần mềm họp không giấy đang được chính phủ rất quan tâm. Phần mềm E-Cabinet sẽ hỗ trợ đắc lực cho các phiên họp, với đầy đủ các chức năng như: Cập nhật, quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu phiên họp; quản lý phiên họp (từ thành phần, nội dung chương trình; phát biểu, thảo luận, tham gia ý kiến, chỉnh sửa dự thảo văn bản, biểu quyết điện tử (có xác thực chữ ký số) của các thành viên. Với mục tiêu của hệ thống là giúp chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường điện tử hiện đại, minh bạch, giảm thời gian và tăng hiệu quả trong xử lý công việc. Ngoài ra, Không chỉ dừng lại ở tiết kiệm thời gian họp mà phần mềm còn yêu cầu nội dung công việc phải được chuẩn bị tốt hơn cả về chất lượng, thời hạn để các thành viên tham dự có thể nghiên cứu trước và cho ý kiến.

 

Hiện trạng

     Hiện nay tại các cơ quan quản lý nhà nước đang sử dụng rất nhiều giấy tờ trong công tác điều hành quản lý từ văn bản, báo cáo, chỉ đạo và các tài liệu họp đều sử dụng bằng giấy. Việc sử dụng giấy tờ trong công tác quản lý có rất nhiều điểm hạn chế như:

  • Tốn chi phí văn phòng phẩm, in ấn
  • Tốn không gian lưu trữ tài liệu, thời gian tìm kiếm tài liệu
  • An toàn bảo mật thông tin thấp và nhiều bất cập khác

 

Giải pháp phần mềm

     Hệ thống phòng họp không giấy E-CABINET do BTN Software Việt Nam phát triển nhằm mục tiêu thay đổi phương thức làm việc của các đơn vị cơ quan nhà nhà nước và các doanh nghiệp

Giải pháp phòng họp không giấy E-CABINET

 

     Từ việc chủ yếu dựa trên văn bản giấy sang phương thức làm vệc trên môi trường mạng, sử dụng văn bản điện tử, ghóp phần quan trọng nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của cơ quan, doanh nghiệp, tạo môi trường làm việc hiện đại, văn minh.

 

Tính năng nổi bật của phần mềm Phòng họp không giấy E-cabinet

- Quản lý thông tin cuộc họp

  • Tiếp nhận danh sách các lịch họp được đăng ký tổ chức, xem xét nội dung lịch họp.
  • Chỉnh sửa hoặc thay đổi nội dung cuộc họp, đại biểu tham dự.
  • Thiết lập chương trình phiên họp (Phê duyệt hoặc từ chối lịch họp)
  • Gửi lịch họp;
  • Gửi, nhận tài liệu cuộc họp cho thành viên xem trước;

- Biểu quyết online

  • Gửi Phiếu lấy ý kiến kèm theo các tài liệu
  • Nhận các văn bản góp ý của các thành viên
  • Biểu quyết nội dung;
  • Tổng hợp ý kiến góp ý, tổng hợp biểu quyết;
  • Nhắc quá hạn cho ý kiến;
  • Thông báo khi có các tài liệu mới cần xử lý

- Chuyển đổi dữ liệu cuộc họp

  • Tham gia biểu quyết trên phần mềm
  • Tự động chuyển ý kiến đại biểu từ giọng nói sang văn bản ngay trong phiên họp
  • Chuyển tiếng nói sang văn bản thời gian thực, độ chính xác lên tới trên 90%
  • Xuất nội dung họp bất kỳ lúc nào (docx, pdf)
  • Nghe lại audio đã phát biểu

- Nhắc lịch tự động

  • Thông báo, nhắc nhở lịch họp cho đại biểu qua ứng dụng phần mềm (SMS, Email)

- Đảm bảo quy trình tổ chức cuộc họp

  • Điểm danh;
  • Đăng ký phát biểu;
  • Báo cáo tổng hợp ý kiến
  • Ghi chú cá nhân;
  • Góp ý nội dung (comment trên từng tài liệu);
  • Tổng hợp ý kiến góp ý, ý kiến thảo luận, ý kiến kết luận.

- Kết nối thông minh, điện tử hóa các cuộc họp

  • Đa nền tảng: Web, Mobile App và Tablet
  • Bảo mật thông tin và tài liệu tuyệ đối
  • Hỗ trợ điểm danh trực tuyến thông qua các thiết bị di động
  • Giao diện trực quan, dễ sử dụng

- Đáp ứng nhu cầu tương tác cao với tài liệu

Ghi chú trực tiếp trên tài liệu, lưu trữ các ghi chú và có thể sử dụng cho các cuộc họp sau

- Cung cấp tính năng Speech To Text (STT) chuyển đổi từ giọng nói thành văn bản

Giúp lưu trữ các phát biểu của đại biểu, người chủ trì tham gia cuộc họp. Hỗ trợ cho bộ phận thư ký dễ dàng tổng hợp các ý kiến, nội dung

- Truy cập mọi lúc, mọi nơi

Giúp các đại biểu dễ dàng tham gia cuộc họp, tương tác đa chiều và chia sẻ dữ liệu trong và sau cuộc họp

- Triển khai diện rộng và phân cấp đáp ứng mô hình văn phòng TW Đảng

Có thể được phân cấp quản lý từ TW cho đến văn phòng Tỉnh ỦY, Huyện Ủy để các đơn vị  có thể tự chủ động cập nhật và quản trị hệ thống

- Mô hình Online (internet) và Ofline ( Mạng số liệu chuyên dùng)

  • Đáp ứng nhu cầu và đặc thù của các cơ quan Đảng
  • Nâng cao hiệu quả quản lý điều hành

- Hỗ trợ cuộc họp không giấy tờ nhưng vẫn đáp ứng như cuộc họp có giấy tờ

Tiện ích tự động hóa hỗ trợ cho quá trình trươc, trong và sau cuộc họp

 - Hệ thống phụ vụ và đáp ứng cho tất cả các đối tượng người dùng

 

Lợi ích của phần mềm Phòng họp không giấy tờ E-cabinet

- Tiết kiệm chi phí

  • Chi phí photo, in ấn tài liệu … tiết kiệm khoảng 30% tổng chi phí
  • Chi phí bảo trì bảo dưỡng thiết bị photo, in ấn … giảm 50%
  • Chi phí gửi văn bản hỏa tốc, chuyển phát nhanh…tiết kiệm 40% tổng chi phí

- Tiết kiệm thời gian

  • Tài liệu có thể cung cấp sẵn sàng trên hệ thống, Người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thì.
  • Giảm tối đa thời gian họp, nâng cao chất lượng cuộc họp. Giảm 30% thời gian họp các phiên họp
  • Thời gian lấy ý kiến, biểu quyết được tính bằng giây

Giải pháp phòng họp không giấy E-CABINET

 

- Nâng cao công tác quản lý

Với 1 quy trình đầy đủ, khép kín hoàn toàn triên môi trường mạng, từ các khâu trước phiên họp, trong và sau phiên họp, giúp nâng cao công tác quản lý, giảm tối đa việc sử dụng văn bản giấy; sử dụng 100% văn bản và tài liệu điện tử trong các phiên họp

- Đáp ứng triển khai trên quy mô rộng

  • Liên thông từ cấp UBND Quận/ Huyện đến UBND cấp tỉnh
  • 100% văn bản và tài liệu điện tử trong các phiên họp, mã hoá đầu cuối đối với các tài liệu cần độ bảo mật cao
  • Mô hình cung cấp linh hoạt
  • Triển khai theo mô hình phân cấp từ TW cho đến các VP Tỉnh Ủy, Huyện Ủy

__________

Để được tư vấn chi tiết về giải pháp, vui lòng liên hệ BTN Software Việt Nam:

Website: btnsoftware.vn

Hotline: 0987641616 (Zalo/Viber/Telegram)

Địa chỉ: BTN building số 3&5 ngõ 183/22 Hoàng Văn Thái, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội

Đối tác chiến lược

Kord
Hisense
Gonsin
Hikvision
INFOBIT

Liên kết hữu ích

  • Trang chủ
  • Giới thiệu
  • Sản phẩm
  • Tuyển dụng
  • Liên hệ

    • Thông tin liên lạc

    Trụ sở chính: Số 5 ngõ 183/22 Hoàng Văn Thái, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội

     

    VPGD phía Nam: Số 61/18 Bình Giã, phường 13 Quận Tân Bình, TPHCM

     

    Hotline: 0987 64 1616

     

    Email: info@btngroup.vn

     

    Website: www.btngroup.vn

    ĐĂNG KÝ NHẬN TIN

    Để có thể cập nhật kịp thời những tin tức của tập đoàn BTN Group, vui lòng nhập địa chỉ Email của bạn vào ô dưới đây.

    © 2022 BTN Group. All Rights Reserved. Thiết kế bởi Bivaco