Phòng họp thông minh là gì? Có bắt buộc không?

Trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia, thuật ngữ “phòng họp thông minh” đang ngày càng trở nên phổ biến, không chỉ tại các cơ quan trung ương, bộ ngành, mà còn bắt đầu len lỏi về đến tận cấp xã/phường – nơi trước đây vốn quen thuộc với mô hình phòng họp đơn giản, truyền thống. Câu hỏi đặt ra là: Phòng họp thông minh là gì? Tại sao cấp xã/phường lại cần quan tâm đến nó, đặc biệt sau ngày 1/7/2025? Liệu việc triển khai phòng họp thông minh có phải là điều bắt buộc?

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất, ưu điểm, sự so sánh, cũng như tính tất yếu của việc ứng dụng phòng họp thông minh xã phường trong thời kỳ hành chính tinh gọn và chuyển đổi số toàn diện.

1. Phòng họp thông minh là gì?

Phòng họp thông minh (Smart Meeting Room) là mô hình phòng họp được trang bị các thiết bị công nghệ hiện đại và giải pháp phần mềm đồng bộ, nhằm:

• Tự động hóa các thao tác chuẩn bị, triển khai và tổng kết cuộc họp.
• Tích hợp chức năng trình chiếu, ghi hình, lưu trữ tài liệu số.
• Hỗ trợ họp trực tuyến đa điểm cầu, tương tác từ xa.
• Tăng hiệu quả điều hành, giảm phụ thuộc vào giấy tờ thủ công.

🔎 Ví dụ cụ thể về phòng họp thông minh xã phường:

Một phòng họp thông minh cấp xã có thể bao gồm:

• Màn hình tương tác thông minh (như dòng GoBoard của Hisense): dùng để trình chiếu, ghi chú, vẽ sơ đồ hoặc kết nối họp trực tuyến.
• Hệ thống micro hội nghị (Gonsin): chia micro theo vị trí chủ tọa – đại biểu, tích hợp tính năng phát biểu – ghi âm – kiểm soát quyền.
• Camera hội nghị AI: tự động bắt nét người phát biểu.
• Hệ thống phần mềm quản lý cuộc họp: gửi thư mời, tài liệu, ghi biên bản tự động, lưu trữ đám mây.
• Kết nối trực tiếp với trung tâm điều hành tỉnh: họp online bất kỳ lúc nào theo lịch được phân công.

Tất cả thiết bị này được liên kết thành một hệ sinh thái số, giúp lãnh đạo xã điều hành hiệu quả, nhanh chóng, minh bạch hơn.

2. So sánh: Phòng họp thông minh và phòng họp truyền thống

Có thể thấy rõ: phòng họp truyền thống vốn phù hợp với thời kỳ chưa có nhiều yêu cầu về tốc độ và tính chính xác, nhưng trong bối cảnh mới, nó đã trở nên lỗi thời và là rào cản trong điều hành.

3. Vì sao cấp xã/phường cần chuyển đổi sang phòng họp thông minh sau ngày 1/7/2025?

🔺 Bối cảnh: Tinh gọn bộ máy hành chính, bỏ cấp huyện

Theo Nghị quyết của Quốc hội, từ ngày 1/7/2025, nhiều tỉnh/thành sẽ thực hiện sáp nhập đơn vị hành chính, trong đó các đơn vị cấp huyện bị giải thể. Điều này dẫn đến:

• Cấp xã/phường phải làm việc trực tiếp với tỉnh.
• Các cuộc họp, giao ban, chỉ đạo điều hành sẽ chuyển sang hình thức họp trực tuyến, không còn cấp trung gian.

Nếu xã/phường không có phòng họp thông minh, thì việc tham gia các cuộc họp với tỉnh sẽ:

• Không đảm bảo chất lượng đường truyền, âm thanh, hình ảnh.
• Không thể ghi chép chính xác nội dung.
• Gây ra hiểu lầm, thực hiện sai chỉ đạo → ảnh hưởng đến công tác điều hành.

🔺 Yêu cầu bắt buộc trong chuyển đổi số

Bộ Thông tin & Truyền thông đã đưa ra chỉ tiêu về việc 100% xã/phường hoàn thành chuyển đổi số cơ bản trước năm 2026, trong đó bao gồm:

• Hạ tầng CNTT cho phòng họp.
• Sử dụng phần mềm họp trực tuyến.
• Lưu trữ biên bản điện tử và tài liệu số.

Do đó, phòng họp thông minh không chỉ là lựa chọn – mà là yêu cầu bắt buộc để xã/phường hoàn thành các tiêu chí chuyển đổi số.

🔺 Đáp ứng nhu cầu phục vụ người dân nhanh – chính xác hơn

Một xã có phòng họp thông minh có thể:

• Tổ chức họp khẩn online với tỉnh khi có sự cố.
• Phối hợp nhanh với công an, y tế, trường học trên địa bàn.
• Truy xuất thông tin cũ trong vòng vài giây.
• Thực hiện điều hành và triển khai chỉ đạo trong cùng ngày.

→ Tăng năng lực phục vụ dân, xây dựng hình ảnh chính quyền xã hiện đại, minh bạch, chuyên nghiệp.

4. Vậy có bắt buộc phải triển khai phòng họp thông minh không?

Câu trả lời ngắn gọn là: Không có văn bản quy định bắt buộc ngay, nhưng nếu không làm sẽ tụt hậu và không đáp ứng được yêu cầu mới.

Nói cách khác:

• Chính phủ không ép buộc mọi xã đều phải lắp màn hình, micro ngay lập tức.
• Nhưng nếu xã không triển khai thì:
  • Không họp được với tỉnh.
  • Không đáp ứng tiêu chí chuyển đổi số.
  • Bị đánh giá thấp trong cải cách hành chính.

Vì vậy, việc đầu tư phòng họp thông minh xã phường là bắt buộc theo tính chất công việc, không phải vì văn bản hành chính.

5. Giải pháp triển khai phòng họp thông minh xã phường phù hợp ngân sách

Đối với các xã/phường có ngân sách hạn chế, có thể triển khai theo từng bước:

Bước 1: Trang bị tối thiểu

• Màn hình tương tác Hisense (65 inch)
• Micro hội nghị Gonsin cơ bản (1 chủ tọa + 5 đại biểu)
• Webcam và loa ngoài
• Kết nối Internet ổn định

Bước 2: Tập huấn sử dụng

• Cán bộ văn phòng xã được hướng dẫn sử dụng phần mềm họp
• Phân công cán bộ chịu trách nhiệm vận hành thiết bị

Bước 3: Kết nối thử nghiệm với tỉnh

• Kết nối thử với Sở TT&TT hoặc phòng CNTT cấp tỉnh
• Đảm bảo mọi xã đều có khả năng “bắt sóng” chỉ đạo từ tỉnh ngay

Bước 4: Mở rộng dần

• Thêm micro đại biểu khi ngân sách cho phép
• Tích hợp phần mềm ghi biên bản AI, trình chiếu tài liệu số
• Chuẩn hóa quy trình tổ chức họp không giấy tờ

6. Kết luận

Phòng họp thông minh xã phường không còn là khái niệm xa vời mà đã trở thành một phần quan trọng trong bộ máy điều hành cấp cơ sở. Đặc biệt, sau ngày 1/7/2025, khi cấp huyện dần được sáp nhập, xã/phường cần chủ động kết nối trực tiếp với tỉnh – và chỉ có phòng họp thông minh mới đáp ứng được yêu cầu này.

Việc triển khai không cần đắt đỏ, nhưng phải đúng – phải có lộ trình rõ ràng – và phải bắt đầu càng sớm càng tốt.