Những sai lầm cần tránh khi triển khai phòng họp không giấy tại địa phương

Sai lầm thường gặp khi triển khai phòng họp không giấy

Phòng họp không giấy là xu hướng tất yếu trong quá trình chuyển đổi số tại các cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, nhiều địa phương khi triển khai lại gặp phải không ít sai lầm phòng họp không giấy khiến hiệu quả chưa đạt như mong đợi.
Những lỗi này thường đến từ khâu lập kế hoạch, lựa chọn thiết bị, đào tạo nhân sự, hay thiếu lộ trình tổng thể, dẫn đến hệ thống bị gián đoạn hoặc không phát huy hết tính năng.

Để phòng họp không giấy thật sự trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả cho lãnh đạo và cán bộ, các đơn vị cần nắm rõ và tránh những sai lầm phổ biến sau.

Thiếu đào tạo cán bộ sử dụng hệ thống

Một trong những sai lầm phòng họp không giấy phổ biến nhất là không đào tạo người dùng đầy đủ trước khi vận hành.
Nhiều địa phương đầu tư hệ thống thiết bị hiện đại, nhưng cán bộ lại chưa quen với phần mềm, không biết cách truy cập tài liệu hoặc ký duyệt điện tử. Hậu quả là các cuộc họp vẫn phải in tài liệu giấy, làm mất đi giá trị của hệ thống.

Giải pháp khắc phục:

• Tổ chức đào tạo sử dụng thiết bị và phần mềm trước khi đưa vào sử dụng chính thức.
• Cử nhân sự phụ trách hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ trong giai đoạn đầu.
• Phối hợp với đơn vị cung cấp giải pháp (như BTN Group) để có lộ trình hướng dẫn chi tiết, dễ tiếp cận.

Chọn sai thiết bị và giải pháp công nghệ

Không ít nơi gặp sai lầm khi chọn thiết bị cho phòng họp không giấy, dẫn đến lãng phí ngân sách hoặc không tương thích với nhu cầu thực tế.
Ví dụ: chọn màn hình hiển thị không hỗ trợ cảm ứng, micro kém chất lượng, hoặc phần mềm không tương thích giữa các thiết bị khiến cuộc họp bị gián đoạn.

Giải pháp khắc phục:

• Lựa chọn thiết bị đồng bộ từ một nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính công.
• Ưu tiên sản phẩm màn hình tương tác, camera hội nghị, micro kỹ thuật số, phần mềm họp điện tử có chứng nhận bảo mật.
• Tham khảo các dự án đã triển khai thực tế để đánh giá độ ổn định và khả năng hỗ trợ lâu dài.

Không có lộ trình triển khai cụ thể

Một sai lầm phòng họp không giấy khác là triển khai ồ ạt, không có kế hoạch từng giai đoạn. Khi thiếu lộ trình rõ ràng, việc đầu tư dễ manh mún, không đồng bộ, dẫn đến hệ thống hoạt động kém hiệu quả.

Giải pháp khắc phục:

• Xây dựng lộ trình 3 giai đoạn:
  1. Khảo sát – Đánh giá nhu cầu thực tế của đơn vị.
  2. Thí điểm – Đào tạo – Điều chỉnh quy trình họp điện tử.
  3. Nhân rộng – Tối ưu – Kết nối liên thông dữ liệu toàn hệ thống.
• Gắn việc triển khai phòng họp không giấy với mục tiêu chuyển đổi số địa phương, đảm bảo phù hợp ngân sách và năng lực hạ tầng.

Cách khắc phục chung để triển khai thành công

Để tránh những sai lầm phòng họp không giấy và đảm bảo hiệu quả thực tế, UBND xã/phường cần lưu ý:

1. Chọn đối tác triển khai uy tín: Có kinh nghiệm, hỗ trợ đào tạo, bảo hành lâu dài.
2. Xác định rõ mục tiêu đầu tư: Tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý hay thúc đẩy chuyển đổi số.
3. Đảm bảo tính tương thích: Hệ thống phần mềm, thiết bị phải đồng bộ, ổn định.
4. Theo dõi và đánh giá định kỳ: Để cải tiến, bổ sung tính năng theo nhu cầu sử dụng.

Khi được triển khai đúng cách, phòng họp không giấy sẽ trở thành công cụ mạnh mẽ giúp chính quyền địa phương làm việc nhanh hơn, minh bạch hơn và chuyên nghiệp hơn.

📞 Thông tin liên hệ BTN Group

BTN Group – Đơn vị tiên phong trong lĩnh vực phòng họp không giấy, hội nghị truyền hình và màn hình tương tác thông minh. Chúng tôi đã triển khai nhiều dự án cho UBND các cấp trên toàn quốc.

Nếu anh/chị cần tư vấn, báo giá hoặc khảo sát thực tế:

• Hotline: 0987.64.1616
• Zalo hỗ trợ: 0987.64.1616
• Email: info@btngroup.vn
• Website: btngroup.vn

👉 BTN Group – Giải pháp phòng họp không giấy đồng bộ và hiệu quả dành cho chính quyền xã/phường sau sáp nhập, giúp tối ưu vận hành và tiết kiệm ngân sách.